Uw privacy is zeer belangrijk voor ons. Via deze verklaring willen we u meer informatie geven over de manier waarop wij omgaan met uw persoonsgegevens en de rechten die u heeft met betrekking tot deze gegevens.

1. Wij gaan zorgzaam om met uw gegevens!

Celest Pension Fund is een Organisme voor de Financiering van Pensioenen (OFP), FSMA geregistreerd onder het nummer 55002, met maatschappelijke zetel op de Gulden Vlieslaan 64 te 1060 Brussel. Het pensioenfonds is in deze hoedanigheid verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens van onze aangesloten leden en hun begunstigden en potentiële aangesloten leden. Het verwerken omvat alle mogelijke bewerkingen met betrekking tot deze gegevens, zoals het verzamelen, registreren, gebruiken of bewaren ervan.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Als aangeslotene bij het pensioenfonds Celest Pension Fund, verwerken wij een aantal gegevens van de aangeslotene en eventuele aangeduide begunstigde(n).

– Voor de aangeslotene gaat het om de volgende gegevens: voornaam, naam, adres, emailadres, geboortedatum, rijksregisternummer, burgerlijke staat, taal, fiscale woonplaats, geslacht, gezinssamenstelling, naam, geboortedatum, adres en/of geslacht van de partner en/of kinderen, bankrekening, beroep, de jaarlijkse bijdrage die hij wenst te storten en de keuze of hij al dan niet voor een pensioenovereenkomst met overlijdensdekking kiest

– Voor de begunstigde(n), in geval van een pensioenovereenkomst met overlijdensdekking, gaat het om de volgende gegevens: voornaam, naam, adres, e-mailadres, geboortedatum, rijksregisternummer, burgerlijke staat, taal, fiscale woonplaats, geslacht, gezinssamenstelling, naam, geboortedatum, adres en/of geslacht van de partner en/of kinderen, beroep en bankrekening.

– De gegevens die wij verkrijgen via derden, waaronder van Sigedis, Ministerie van Financiën, Kruispuntbank van Ondernemingen, … Het betreft onder andere gegevens inzake wettelijke pensionering, wijziging van begunstiging, nalatenschap en eventuele inpandgeving.

Wanneer u via onze website een afspraak wenst te maken verzamelen wij: voornaam, naam, e-mail, telefoonnummer en het onderwerp waarover u graag meer informatie wenst.

Wanneer u via onze website een simulatie aanvraagt worden volgende gegeven gebruikt: beroep, gewone/sociale simulatie, geboortedatum, geslacht, periodiciteit betaling, type contract, bedrag bijdrage, naam, voornaam, rijksregisternummer, geboorteplaats, burgerlijke staat, adresgegevens, e-mail, telefoon en begunstigden. Wij wijzen er echter op dat deze gegevens niet worden geregistreerd.

Wanneer een klokkenluider een inbreuk meldt via onze interne meldkanalen voor beroepsmatige meldingen, verwerken wij de volgende persoonsgegevens: identificatie- en contactgegevens van de klokkenluider (indien hij of zij ervoor kiest deze te verstrekken), de identiteit van de persoon op wie de melding betrekking heeft, indien van toepassing, en in het algemeen alle persoonlijke informatie die in het kader van de melding wordt meegedeeld of verzameld. Persoonsgegevens die kennelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke meldig worden niet verzameld of, indien ze per ongeluk worden verzameld, zonder onredelijke vertraging gewist.

Wanneer u via onze website een simulatie om uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens uit te oefenen, verwerken wij uw identificatie- en contactgegevens, evenals de gegevens waarop het uitgeoefende recht (of de uitgeoefnde rechten) betrekking heeft, met het oog op de behandeling van uw verzoek.

3. Waarom verwerkt Celest Pension Fund persoonsgegevens?

Celest Pension Fund verwerkt uw persoonsgegevens om u een adequate dienstverlening te kunnen verzekeren. Meer concreet verwerkt Celest Pension Fund uw gegevens om de administratie van de pensioencontracten op een correcte manier te kunnen uitvoeren. De rechtsgrond voor deze verwerkingen zijn, ten aanzien van de aangeslotenen, de uitvoering van de overeenkomst en de uitvoering van de wettelijke verplichtingen die Celest Pension Fund als pensioenfonds heeft en, ten aanzien van de begunstigden, en het nastreven van de gerechtvaardigde belangen van de begunstigden, met name het ontvangen van de voordelen uit het pensioenfonds van de aangeslotene.

Wanneer u de VAPZ-simulatie op onze website gebruikt, worden de gegevens die u versterkt verwerkt met het oog op het uitvoeren van de simulatie en het op uw verzoek vertrekken van een contractvoorstel. Indien u een overeenkomst afsluiten met Celest Pension Fund, worden de simulatiedata verwijderd en vervangen door de actuele gegevens die u ons versterkt.

Wanneer u contact met ons wenst op te nemen via het contactformulier op onze website, verwerken wij, met uw toestemming, de gegevens die u ons versterkt met het oog op de behandeling van uw verzoek.

Celest Pension Fund verwerkt eveneens persoonsgegevens in verband met beroepsmatige meldingen, om de behandeling en opvolging van meldingen via onze interne meldkanalen te waarborgen, overeenkomstig de wet van 28 november 2022 betreffende de bescherming van klokkenluiders.

Wij verwerken uw gegevens ook in het kader van het beheer van verzoek tot uitoefening van rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, en met name de artikelen 12 en 15 tot en met 22 van General Data Protection Regulation (GDPR).

Tenzij u daar bezwaar tegen maakt, worden uw gegevens bovendien gebruikt voor de commerciële prospectiedoeleinden, op basis van het gerechtvaardigd belang van Celest Pension Fund, dat erin bestaat u bijkomende diensten aan te bieden voor u interessant kunnen zijn.

VERKLARING PRIVACYBELEIDCelest Pension Fund OFP Gulden Vlieslaan 64 – 1060 Brussel

Tel : +32 2 534 42 42 – info@celestpensionfund.be – www.celestpensionfund.be

IBP toegelaten op 30/07/2007 onder nr. 55002 – ON 0414080429

2

4. Hoe lang worden uw gegevens bewaard?

Celest Pension Fund houdt uw gegevens bij zolang dat het nodig is om aan de opgelegde verplichtingen te kunnen voldoen. Voor de uitoefening van uw of onze rechten, kan dat langer zijn dan de wettelijke bewaartermijnen zonder echter misbruik te maken van deze verlenging. Het pensioenfonds heeft besloten uw gegevens bij te houden zolang u aangeslotene bent of zolang u of uw begunstigde uitkeringen ontvangen, verlengd met een termijn van 15jaar, en minstens tot 5 jaar na de pensionering of het overlijden van de aangeslotene.

Wat betreft de gegevens die worden verwerkt in het kader van beroepsmatige meldingen, worden deze bewaard zolang de behandeling van de melding noodzakelijk is. De naam, functie en contactgegevens van de melder, evenals van iedere persoon wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen krachtens de klokkenluiderswet van toepassing zijn, en van de betrokkene(n), worden bewaard totdat de gemelde overtreding verjaard is.

Wat betreft de gegevens die worden verwerkt in het kader van de uitoefening van rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens, bewaren wij de gegevens zolang dat nodig is voor de afhandeling van uw verzoek en tot het verstrijken van de wettelijke verjaringstermijn (5jaar).

5. Aan wie verstrekken wij uw gegevens?

In het kader van de outsourcing van bepaalde taken (boekhouding, IT, koerierdienst, …) evenals in het kader van de wetgeving op de controle van pensioenfondsen, doet Celest Pension Fund beroep op een aantal zorgvuldig geselecteerde externe verwerkers waarbij gegevens worden doorgegeven. Celest Pension Fund doet hiervoor uitsluitend beroep op derde verwerkers die volgens haar afdoende garanties bieden op de bescherming van deze gegevens. Deze derden verbinden zich ertoe het vertrouwelijk karakter van de gegevens te vrijwaren. Op eenvoudige aanvraag kunnen wij u de lijst van externe verwerkers toesturen. Het pensioenfonds Celest Pension Fund zal uw gegevens niet verkopen aan derde partijen.

In het kader van beroepsmatige meldingen kunnen gegevens worden doorgegeven aan de politie, de bevoegde administratieve, toezichthoudende of gerechtelijke autoriteiten, afhankelijk van de aard van de gemelde overtreding en de opvolging van het dossier. Ook kunnen gegevens worden gedeeld met de juridische adviseur van Celest Pension Fund en de betrokken personen bij de melding, voor zover nodig zonder afbreuk te doen aan de wettelijke bepalingen die de vertrouwelijkheid van de informatie en de bescherming van de klokkenluider waarborgen.

6. Wat zijn uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens?

U heeft een aantal rechten met betrekking tot de persoonsgegevens die Celest Pension Fund verwerkt.

U vindt hieronder een overzicht.

▪ U hebt recht op inzage in uw gegevens

U kan te allen tijde de persoonsgegevens die wij voor u verwerken inkijken. Wij zullen u een kopie van de persoonsgegevens die wij van u hebben bezorgen, voor zover dit geen afbreuk doet aan de rechten en vrijheden van anderen.

▪ U kan rectificatie van uw gegevens verzoeken

Als de persoonsgegevens die wij bijhouden onjuist of onvolledig zijn, heeft u het recht te vragen om deze gegevens aan te passen.

▪ U kan uw gegevens laten verwijderen

Binnen de geldende wettelijke voorwaarden kunt u verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens. Wij zullen dit verzoek inwilligen voor zover aan deze voorwaarden is voldaan, tenzij wij uw gegevens nodig hebben om te voldoen aan een wettelijke verplichting of om de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen te waarborgen.

▪ U kan verzoeken om beperking van de werking van uw gegevens

In bepaalde omstandigheden, bijvoorbeeld wanneer u van mening bent dat uw gegevens onjuist zijn, kunt u verzoeken om beperking (opschorting) van de verwerking totdat wij de noodzakelijke controles hebben uitgevoerd. Behalve voor bewaring mogen de gegevens waarop de beperking betrekking heeft alleen worden verwerkt met uw toestemming, of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen, of ter bescherming van de rechten van een andere natuurlijke of rechtspersoon, of om belangrijke redenen van algemeen belang.

▪ U kan verzoeken om uw gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, of om deze gegevens rechtstreeks aan een andere verwerkingsverantwoordelijke te laten overdragen.

Dit recht geldt voor de persoonsgegevens die u ons hebt versterkt en die wij verwerken in het kader van de uitvoering van een overeenkomst tussen u en ons, voor zover de verwerking geautomatiseerd gebeurt.

▪ U kan bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens

Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van onze gerechtvaardige belangen, hebt u het recht om op elk moment, op grond van uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen deze verwerking. Wij zullen aan uw verzoek voldoen, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer de verwerking nodig is voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Als u bezwaar maakt tegen de verwerking van uw gegevens voor commerciële prospectiedoeleinden door Celest Pension Fund, zullen wij deze verwerking zonder verdere voorwaarden stopzetten.

▪ U heeft het recht om uw toestemming op elk moment in te trekken

Wanneer wij uw gegevens verwerken op basis van uw toestemming, hebt u het recht om die toestemming op elk moment en zonder opgave van redenen in te trekken. Het intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de verwerking die plaatsvond vóór de intrekking.

Celest Pension Fund OFP Gulden Vlieslaan 64 – 1060 Brussel

Tel : +32 2 534 42 42 – info@celestpensionfund.be – www.celestpensionfund.be

IBP toegelaten op 30/07/2007 onder nr. 55002 – ON 0414080429

3

7. Hoe kan u uw rechten uitoefenen?

U kan uw rechten uitoefenen door een schrijven te richten aan Celest Pension Fund, Gulden Vlieslaan 64 te 1060 Brussel ter attentie van de DPO of per e-mail: dpo@celestpensionfund.be

Elk verzoek tot uitoefening van een recht dat u aan Celest Pension Fund richt, wordt zo snel mogelijk en uiterlijk binnen één maand na het ontvangen van het verzoek behandeld en beantwoord. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek of het aantal verzoeken, kan deze termijn indien nodig met twee maanden worden verlengd. Celest Pension Fund zal u steeds binnen één maand na ontvangst van uw aanvraag in kennis stellen van dergelijke verlenging. Als Celest Pension Fund geen gevolg kan geven aan uw verzoek, zullen wij u uiterlijk binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren over de reden van deze weigering.

U hebt het recht een klacht in dienen bij de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit:

https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen en/of bij de Compliance Officer van het pensioenfonds (Claeys & Engels) of een beroep instellen bij de bevoegde rechtbanken.

8. Waar kan u meer informatie vinden?

Als u vragen hebt over de verwerking van uw persoonsgegevens door Celest Pension Fund, kunt u contact opnemen met onze DPO per e-mail of per post via de hierboven vermelde adressen. Meer informatie over de privacywetgeving in het algemeen kan u ook vinden op de website van de Belgische gegevensbeschermingsautoriteit (https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/). Mei 2025