Le respect de votre vie privée nous tient particulièrement à cœur. La présente déclaration vous explique
comment nous traitons vos données à caractère personnel et vous informe sur vos droits en la matière.
1. Nous traitons vos données avec le plus grand soin!
Celest Pension Fund est un Organisme de Financement de Pensions (OFP) enregistré auprès de la
FSMA sous le numéro 55002, dont le siège social est situé Avenue de la Toison d’Or 64 à 1060 Bruxelles.
À ce titre, l’institution de retraite professionnelle est responsable du traitement des données à caractère personnel de ses
affiliés, ses bénéficiaires et des affiliés potentiels. Le traitement englobe tous types d’opérations
relatives à ces données, comme leur collecte, leur enregistrement, leur utilisation ou leur conservation.
2. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?
En tant qu’affilié de pension Celest Pension Fund, nous traitons un certain nombre de vos données et des bénéficiaire(s) éventuel(s).
− Pour l’affilié, il s’agit des données suivantes : prénom, nom, adresse, adresse e-mail, date de naissance, numéro du registre national, compte bancaire, profession, cotisation annuelle qu’il souhaite verser et le choix ou non d’une convention de pension avec couverture décès.
− Pour le(s) bénéficiaire(s), en cas de convention de pension avec couverture décès, il s’agit des données suivantes : prénom, nom, adresse, adresse e-mail, date de naissance, numéro du registre national et compte bancaire.
− Les données que nous obtenons via les tiers parmi lesquelles Sigedis, le Ministère des Finances, la Banque Carrefour des Entreprises : notamment des données relatives à la mise à la retraite, au changement de bénéficiaire, à la succession et au nantissement éventuel.
Lorsque vous souhaitez prendre un rendez-vous via notre site web nous collectons : prénom, nom, e-mail, numéro de téléphone et le sujet sur lequel vous souhaitez plus d’informations.
Lorsque vous effectuez une simulation via notre site web nous collectons les données suivantes :
profession, simulation ordinaire/sociale, date de naissance, sexe, périodicité de paiement, type de contrat, montant cotisation, nom, prénom, numéro de registre national, lieu de naissance, état civil, coordonnées, e-mail et bénéficiaires.
3. Pourquoi Celest Pension Fund traite les données à caractère personnel ?
Celest Pension Fund traite vos données à caractère personnel pour vous assurer une prestation de services de qualité. Plus concrètement, Celest Pension Fund traite vos données pour pouvoir exécuter d’une façon correcte l’administration des contrats de pension. Le fondement juridique qui justifie ces traitements est, vis-à- vis des affiliés, l’exécution de la convention et l’exécution des obligations légales qui pèsent sur Celest Pension Fund en tant que institution de retraite professionnelle et, vis-à-vis des bénéficiaires, la poursuite des intérêts légitimes des bénéficiaires, à savoir la perception des avantages provenant de l’institution de retraite professionnelle de l’affilié.
Les données sont en outre utilisées à des fins de prospection commerciale sur la base de votre intérêt légitime et de celui de Celest Pension Fund de vous offrir des services complémentaires qui pourraient vous intéresser, sauf si vous vous y opposez.
4. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?
Celest Pension Fund conserve vos données aussi longtemps que cela s’avère nécessaire pour pouvoir satisfaire aux obligations imposées. Pour l’exercice de vos droits ou de nos droits, la durée de conservation peut dépasser celle de la conservation légale sans que l’on abuse toutefois de ce dépassement. L’institution de retraite professionnelle a décidé de conserver vos données aussi longtemps que vous êtes affilié ou que vous ou votre bénéficiaire recevez des prestations, prolongé de 15 ans, et au moins jusqu’à 5 ans après la mise à la retraite ou le décès de l’affilié.
5. Pouvons-nous communiquer vos données ?
Dans le cadre de la sous-traitance de certaines tâches (comptabilité, IT, service courrier, …) comme dans le cadre de la législation sur lle contrôle des institutions de retraite professionnelle, Celest Pension Fund fait appel à un certain nombre de sous-traitants externes rigoureusement sélectionnés à qui des données sont transférées.
Pour cela Celest Pension Fund fait exclusivement appel à des prestataires qui, à ses yeux, offrent des garanties suffisantes en matière de protection de ces données. Ces tiers s’engagent à préserver la confidentialité des données. Sur simple demande, nous pouvons vous envoyer la liste des sous-traitants externes. Celest Pension Fund ne vendra pas vos données à des tiers.
6. Vos droits en tant qu’individu
Vous disposez d’un certain nombre de droits quant à vos données à caractère personnel traitées par Celest Pension Fund. Veuillez en trouver ci-dessous un aperçu.
- Vous pouvez consulter vos données
- Vous pouvez à tout moment consulter les données personnelles que nous traitons pour vous. Si vous le souhaitez, nous pouvons vous transmettre une copie des données à caractère personnel en notre possession.
- Vous pouvez demander la correction de vos données. Si les données à caractère personnel que nous conservons sont incorrectes ou incomplètes, vous avez le droit d’en demander la modification.
- Vous pouvez demander la suppression de vos données. Si vous estimez que Celest Pension Fund traite certaines données de manière illégitime, vous pouvez en demander la suppression. Nous ferons suite à cette demande, sauf si le traitement de ces données est indispensable au respect d’une obligation légale ou de nos obligations contractuelles.
- Vous pouvez demander de confier vos données et vos droits de pension à une tierce partie. Vous avez également le droit de disposer des données que vous avez, vous-même, transmises à Celest Pension Fund ou de demander à l’institution de retraite professionnelle qu’elles soient confiées à une tierce partie.
- Vous pouvez vous opposer à certaines utilisations de vos données
- Vous avez à tout moment le droit, sur base de motifs relatifs à votre situation spécifique, de vous opposer à certaines utilisations de vos données personnelles. Nous ferons suite à cette demande, sauf si le traitement de ces données est indispensable au respect d’une obligation légale ou de nos obligations contractuelles.
7. Comment faire valoir vos droits ?
Vous pouvez faire valoir vos droits en adressant un courrier à Celest Pension Fund, à l’attention du DPO ou par e-mail: dpo@celestpensionfund.be
Toute demande d’exercice d’un droit adressée à Celest Pension Fund sera traitée et obtiendra une réponse dans les plus brefs délais et au plus tard dans le mois suivant la réception de la demande. Selon la complexité de la demande ou le nombre des demandes, ce délai pourrait être prolongé de deux mois si nécessaire. Dans ce cas, Celest Pension Fund vous informera toujours de cette prolongation dans le mois qui suit la réception de votre demande. Si la direction ne peut pas donner suite à votre demande, il vous en informera au plus tard dans le mois suivant la réception de votre demande, en motivant sa décision. Les motifs de sa décision vous sont communiqués.
Si vous ne marquez pas votre accord sur la position de Celest Pension Fund, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’autorité belge de protection de données :
https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte et/ou auprès du Compliance Officer de l’institution de retraite professionnelle (Claeys & Engels) ou intenter un recours auprès des tribunaux compétents.
8. Nous sommes à votre disposition pour toute information complémentaire.
Vous trouverez des compléments d’information sur la législation régissant le respect de la vie privée en Belgique en général sur le site de l’autorité belge de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).
Septembre 2024