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Le respect de votre vie privée nous tient particulièrement à cœur. La présente déclaration vous explique

comment nous traitons vos données à caractère personnel et vous informe sur vos droits en la matière.

1. Nous traitons vos données avec le plus grand soin!

Celest Pension Fund est un Organisme de Financement de Pensions (OFP)  enregistré auprès de la

FSMA sous le numéro 55002, dont le siège social est situé Avenue de la Toison d’Or 64 à 1060 Bruxelles.

À ce titre, l’institution de retraite professionnelle est responsable du traitement des données à caractère personnel de ses

affiliés, ses bénéficiaires et des affiliés potentiels. Le traitement englobe tous types d’opérations

relatives à ces données, comme leur collecte, leur enregistrement, leur utilisation ou leur conservation.

2. Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

En tant qu’affilié de pension Celest Pension Fund, nous traitons un certain nombre de vos données et des bénéficiaire(s) éventuel(s).

− Pour l’affilié, il s’agit des données suivantes : prénom, nom, adresse, adresse e-mail, date de naissance, numéro du registre national, état civil, langue, domicile fiscal, sexe, composition familiale, nom, date de naissance, adresse et/ou sexe du partenaire et/ou des enfants, numéro de compte bancaire, profession, cotisation annuelle qu’il souhaite verser et le choix ou non d’une convention de pension avec couverture décès.

− Pour le(s) bénéficiaire(s), en cas de convention de pension avec couverture décès, il s’agit des données suivantes : prénom, nom, adresse, adresse e-mail, date de naissance, numéro du registre national état civil, langue, domicile fiscal, sexe, composition familiale, nom, date de naissance, adresse et/ou sexe du partenaire et/ou des enfants, profession et numéro de compte bancaire.

− Les données que nous obtenons via les tiers parmi lesquelles Sigedis, le Ministère des Finances, la Banque Carrefour des Entreprises : notamment des données relatives à la mise à la retraite, au changement de bénéficiaire, à la succession et au nantissement éventuel.

Lorsque vous souhaitez prendre un rendez-vous via notre site web nous collectons : prénom, nom, e-mail, numéro de téléphone et le sujet sur lequel vous souhaitez plus d’informations.

Lorsque vous effectuez une simulation via notre site web nous collectons les données suivantes :

profession, simulation ordinaire/sociale, date de naissance, sexe, périodicité de paiement, type de contrat, montant cotisation, nom, prénom, numéro de registre national, lieu de naissance, état civil, coordonnées, e-mail et bénéficiaires.

Lorsqu’un lanceur d’alerte signale un manquement via nos canaux d’alertes professionnelles internes, nous traitons les données personnelles suivantes : les données d’identification et de contact du lanceur d’alerte (lorsqu’il souhaite les fournir), l’identité des personnes qui font l’objet du signalement, le cas échéant, et de façon générale, toutes les informations personnelles communiquées ou collectées dans le cadre du signalement. Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d’un signalement spécifique ne sont pas collectées ou, si elles le sont accidentellement, sont effacées sans retard injustifié.

Lorsque vous nous adressez une demande d’exercice de droits concernant vos données personnelles, nous traitons vos données d’identification et de contact ainsi que les données sur lesquelles le ou les droits exercés portent aux fins de répondre à votre demande.

3. Pourquoi traitons-nous vos données?

Celest Pension Fund traite vos données à caractère personnel pour vous assurer une prestation de services de qualité. Plus concrètement, Celest Pension Fund traite vos données pour pouvoir exécuter d’une façon correcte l’administration des contrats de pension. Le fondement juridique qui justifie ces traitements est, vis-à- vis des affiliés, l’exécution de la convention et l’exécution des obligations légales qui pèsent sur Celest Pension Fund en tant que institution de retraite professionnelle et, vis-à-vis des bénéficiaires, la poursuite des intérêts légitimes des bénéficiaires, à savoir la perception des avantages provenant de l’institution de retraite professionnelle de l’affilié.

Lorsque vous utilisez l’outil de simulation PLCI sur notre site internet, les données que vous fournissez sont traitées aux fins d’effectuer la simulation et de vous fournir une proposition de contrat à votre demande. Si vous concluez une convention avec Celest Pension Fund, les données de simulation seront supprimées et remplacées par les données actuelles que vous nous fournissez.

Lorsque vous souhaitez prendre contact avec nous via le formulaire de contact sur notre site internet, nous traitons avec votre accord, les données que vous nous fournissez aux fins de répondre à votre demande.

Celest Pension Fund traite également les données à caractère personnel relatives aux alertes professionnelles afin d’assurer le traitement et le suivi des signalements effectués via nos canaux de signalement internes conformément à la loi du 28 novembre 2022 sur la protection des lanceurs d’alerte.

Nous traitons vos données dans le cadre de la gestion des demandes d’exercice de droits concernant vos données personnelles conformément à la législation applicable à la protection des données et notamment les articles 12 et 15 à 22 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

Sauf si vous vous y opposez, vos données sont en outre utilisées à des fins de prospection commerciale sur la base des intérêts légitimes de Celest Pension Fund qui consistent à vous offrir des services complémentaires qui pourraient vous intéresser.

4. Combien de temps conservons-nous vos données?

Celest Pension Fund conserve vos données aussi longtemps que cela s’avère nécessaire pour pouvoir satisfaire aux obligations imposées. Pour l’exercice de vos droits ou de nos droits, la durée de conservation peut dépasser celle de la conservation légale sans que l’on abuse toutefois de ce dépassement. L’institution de retraite professionnelle  a décidé de conserver vos données aussi longtemps que vous êtes affilié ou que vous ou votre bénéficiaire recevez des prestations, prolongé de 15 ans, et au moins jusqu’à 5 ans après la mise à la retraite ou le décès de l’affilié.

En ce qui concerne les données traitées dans le cadre d’alertes professionnelles, elles sont conservées pendant toute la durée du traitement du signalement pour autant que nécessaire. Le nom, la fonction et les coordonnées de l’auteur de signalement ainsi que de toute personne à qui les mesures de protection et de soutien prévues par la loi sur les lanceurs d’alerte s’étendent, ainsi que de la ou des personnes concernées, sont sauvegardés jusqu’à ce que la violation signalée soit prescrite.

En ce qui concerne les données traitées dans le cadre de l’exercice des droits concernant vos données personnelles, nous conservons les données pendant toute la période nécessaire à la gestion de votre demande et jusqu’à l’expiration du délai de prescription légale (5 ans).

5. À qui communiquons-nous vos données ?

Dans le cadre de la sous-traitance de certaines tâches (comptabilité, IT, service courrier, …) comme dans le cadre de la législation sur lle contrôle des institutions de retraite professionnelle, Celest Pension Fund fait appel à un certain nombre de sous-traitants externes rigoureusement sélectionnés à qui des données sont transférées.

Pour cela Celest Pension Fund fait exclusivement appel à des prestataires qui, à ses yeux, offrent des garanties suffisantes en matière de protection de ces données. Ces tiers s’engagent à préserver la confidentialité des données. Sur simple demande, nous pouvons vous envoyer la liste des sous-traitants externes. Celest Pension Fund ne vendra pas vos données à des tiers.

Dans le cadre d’alertes professionnelles, les données peuvent être transmises aux services de Police, aux autorités administratives, de contrôle ou judiciaires compétentes, en fonction de la nature de la violation signalée et du suivi apporté au dossier, ainsi qu’aux conseils de Celest Pension Fund et des personnes concernées par le signalement, pour autant que nécessaire et sans préjudice des dispositions légales assurant la confidentialité des informations et la protection du lanceur d’alerte.

6. Quels sont vos droits concernant vos données personnelles?

Vous disposez d’un certain nombre de droits quant à vos données à caractère personnel traitées par Celest Pension Fund. Veuillez en trouver ci-dessous un aperçu.

    • Vous pouvez avoir accès à vos données

    Vous pouvez à tout moment consulter les données personnelles que nous traitons vous concernant. Nous vous transmettrons une copie des données à caractère personnel en notre possession dans la mesure où cela ne porte pas atteinte aux droits et libertés d’autrui.

    • Vous pouvez demander la rectification de vos données

    Si les données à caractère personnel vous concernant sont incorrectes ou incomplètes, vous avez le droit d’en demander la rectification.

    • Vous pouvez demander l’effacement de vos données

    Dans le respect des conditions légales applicables, vous pouvez demander la suppression de vos données personnelles. Nous ferons suite à cette demande dans la mesure où les conditions précitées sont remplies, sauf et dans la mesure où nous avons besoin de vos données pour respecter une obligation légale ou pour assurer la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice.

    • Vous pouvez demander la limitation du traitement de vos données

    Dans certaines circonstances, par exemple si vous estimez que vos données sont inexactes, de demander la limitation (la suspension) du traitement pendant la période nous permettant d’effectuer les vérifications nécessaires. À l’exception de la conservation, les données concernées par la limitation du traitement ne peuvent plus être traitées qu’avec votre consentement, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice, ou pour la protection des droits d’une autre personne physique ou morale, ou encore pour des motifs importants d’intérêt public.

    • Vous pouvez demander de recevoir les données vous concernant dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou de transmettre ces données à un autre responsable du traitement

    Ce droit concerne les données personnelles que vous nous avez confiées et que nous traitons pour exécuter le contrat qui nous lie et pour autant que le traitement soit effectué à l’aide de procédés automatisés.

    • Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données

    Lorsque nous traitons vos données sur la base de nos intérêts légitimes, vous avez à tout moment le droit, sur base de motifs relatifs à votre situation spécifique, de vous opposer à leur traitement. Nous ferons suite à cette demande, sauf s’il  existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits et libertés, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. Si vous vous opposez au traitement de vos données à des fins de prospection commerciale par Celest Pension Fund, nous cesserons leur traitement à ces fins sans autre condition.

    • Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment

    Lorsque nous traitons vos données sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment et sans aucune justification. Le retrait du consentement n’affecte pas les traitements valablement effectués avant celui-ci.

7. Comment faire valoir vos droits ?

Vous pouvez faire valoir vos droits en adressant un courrier à Celest Pension Fund OFP, Avenue de la Toison d’Or 64 à 1060 Bruxelles à l’attention du DPO ou par e-mail: dpo@celestpensionfund.be

Toute demande d’exercice d’un droit adressée à Celest Pension Fund sera traitée et obtiendra une réponse dans les plus brefs délais et au plus tard dans le mois suivant la réception de la demande. Selon la complexité de la demande ou le nombre des demandes, ce délai pourrait être prolongé de deux mois si nécessaire. Dans ce cas, Celest Pension Fund vous informera toujours de cette prolongation dans le mois qui suit la réception de votre demande. Si Celest Pension Fund ne peut pas donner suite à votre demande, nous vous informerons des motifs de ce refus au plus tard dans le mois suivant la réception de votre demande.

Vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité belge de protection de données :

https://www.autoriteprotectiondonnees.be/citoyen/agir/introduire-une-plainte

8. Où trouver des informations complémentaires.

Si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles par Celest Pension Fund, vous pouvez contacter notre DPO par email ou par courrier aux adresses mentionnées ci-dessus.
Vous trouverez des compléments d’information sur la législation régissant le respect de la vie privée en Belgique en général sur le site de l’autorité belge de protection des données (https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).

Mai 2025