Plaintes
Dispositions générales
Article 1 – Définitions
Les intervenants cités dans le présent règlement sont les suivants :
- Celest Pension Fund: Celest Pension Fund est une institution de retraite professionnelle constituée sous la forme d’un Organisme de Financement de Pensions dont l’objet est d’offrir une pension complémentaire pour les indépendants.
- Partie prenante: la personne qui, en vertu des statuts et/ou du règlement de pension géré par Celest Pension Fund, peut obtenir des droits ou estime pouvoir obtenir des droits de Celest Pension Fund. Cette personne peut être un participant actif, passif, inapte, pensionné ou un ayant droit.
- Litige: différend opposant Celest Pension Fund et une partie prenante quant à la façon dont les statuts de et/ou les règlements géré(s) par lCelest Pension Fund sont appliqués, différend par lequel la partie prenante estime être lésée dans ses droits vis-à-vis de Celest Pension Fund.
- Plainte: déclaration de la partie prenante selon laquelle elle estime être l’objet d’un traitement incorrect de la part de Celest Pension Fund.
- Organe de traitement des plaintes: le comité de direction.
- Organe de traitement des litiges: le conseil d’administration.
Procédure de plainte
Article 2 – Recevabilité de la plainte
La plainte doit remplir un certain nombre de conditions pour être réputée recevable:
- la plainte ne peut pas être anonyme
- la plainte n’est pas recevable si une procédure judiciaire ou une autre procédure spécifique pour ce type de plainte, est prévue
- la plainte ne peut pas concerner une plainte en cours d’instruction ou qui a déjà été traitée et pour laquelle une décision définitive a déjà été prononcée
- la plainte doit porter sur des faits qui se sont déroulés il y a moins de trois mois :
- si la plainte concerne un fait unique, elle est recevable si elle est déposée dans un délai de trois mois après la survenance du fait sur lequel porte la plainte
- si la plainte concerne une série de faits liés, le délai précité est calculé à partir du moment où le dernier fait est survenu.
Article 3 – Dépôt de la plainte
La partie prenante doit adresser sa plainte par écrit à l’organe de traitement des plaintes. Elle remplit pour ce faire le formulaire de plainte ci-annexé et l’envoie par courrier recommandé.
En utilisant ce formulaire de plainte, la partie prenante fournit une description de la plainte et y joint toutes les informations pertinentes relatives à cette dernière. Ce formulaire peut entre autres comprendre les éléments suivants : le lieu, la date, la raison pour laquelle la partie prenante estime être traitée de façon incorrecte, les faits précis survenus, éventuellement les démarches déjà entreprises, etc. Les documents étayant la plainte doivent y être annexés.
Article 4 – Enregistrement et signification de la plainte
La plainte est enregistrée par l’organe de traitement des plaintes de Celest Pension Fund.
La partie prenante reçoit un accusé de réception dans un délai de deux semaines suivant la réception du courrier recommandé.
Article 5 – Examen de la recevabilité
L’organe de traitement des plaintes examine la recevabilité de la plainte lors de la première réunion du comité de direction, à compter de la date de réception du courrier recommandé.
La partie prenante en est informée par écrit par l’organe de traitement des plaintes. Si l’examen de la recevabilité n’est pas terminé lors de la première réunion du comité de direction, la partie prenante en est avisée par écrit, avec une nouvelle proposition de calendrier.
Une plainte est recevable si elle est conforme à la définition et aux conditions fixées à l’article 2.
Si la plainte est jugée recevable, la partie prenante en est informée par un courrier qui lui indique les étapes suivantes du processus et du calendrier prévu pour le traitement de la plainte.
Si la plainte est jugée irrecevable, cette décision est motivée dans le courrier.
Article 6 – Examen de la plainte
La plainte est traitée en toute confidentialité. Toute personne impliquée dans le traitement de la plainte est tenue à une obligation de secret.
L’organe de traitement des plaintes est tenu à un examen approfondi de la plainte. Il doit, pour ce faire, appliquer le principe de l’audition des deux parties, que ce soit par écrit ou oralement. La partie prenante a l’occasion d’expliquer la plainte par écrit ou oralement.
Si cela lui est demandé, l’organe de traitement des plaintes donnera à la partie prenante l’occasion d’être entendue au siège, à une date convenue de commun accord.
La plainte doit être examinée dans un délai raisonnable. Ce délai ne peut excéder six mois et prend cours à dater de la notification écrite de la recevabilité de la plainte.
Article 7 – Jugement
Le plus rapidement possible après l’examen des faits et l’audition de la partie prenante, dans un délai maximum de six mois tel que décrit ci-dessus, l’organe de traitement des plaintes rendra son jugement et le communiquera par écrit à la partie prenante dans un délai d’un mois après avoir rendu son jugement, tout en précisant les mesures éventuellement prises à la suite de l’introduction de la plainte.
Si la partie prenante conteste le jugement rendu, elle est en droit de recourir à la procédure de résolution de litige telle que décrite ci-dessous.
